“Al pan, pan, y al vino, vino.” ¿Por qué los recibos y las notas de agradecimiento NO SON sinónimos?

El tema de los recibos y las notas de agradecimiento surge muchas veces por semana en foros de discusión, y otro tipo de espacios de debate. Entonces decidí darles mi perspectiva definitiva, mi opinión sobre este tema. De nuevo, esto es un blog y es mi opinión pero hablo con donantes frecuentemente y agregaré anécdotas cuando sea necesario para profundizar mi argumento.

Un recibo es un documento sistematizado preparado en forma mecánica y transaccional, que permite al donante usarlo para propósitos impositivos u otro tipo de objetivos de negocios. PUEDE (debería) tener un lenguaje de agradecimiento pero no significa que reemplace una carta de agradecimiento propiamente dicha.

4759535950_7bca6684c8_zPiénsalo de esta forma: estás en un restaurant y recibes la cuenta por la cena, pagas y te vas con un recibo. Puede tener una frase agradable como “gracias por su compra” o “vuelva pronto” pero es un recibo por una transacción y la gente lo guarda para sus registros. Aquí está el recibo que ayudé a diseñar en NYU-Poly, fíjate en el discurso agradecido y los gráficos agradables, en el dorso está la boleta de donación para que el donante tenga la información correcta pero esencialmente es un recibo por una transacción y de ninguna forma está hecha para suplantar una carta o email de agradecimiento. La razón por la que es lindo y no tan seco es porque es lo único que reciben por su donación, por lo cual quiero que tenga la marca y que genere un impacto visual, además de poseer información pertinente.

Un agradecimiento es una nota escrita en un buen papel, con un sello oficial en la mayoría de los casos. Una nota de agradecimiento NUNCA debe tener los montos de la donación escritos en ninguna parte. La principal razón por la que pienso que una nota de agradecimiento y un recibo nunca deben ser combinados viene de las viejas ideas de Emily Post que mi madre instaló en mí. Por ejemplo, cuando recibes un regalo, tu nota de agradecimiento NO debería decir: “Querida abuela, acabo de recibir tu regalo de cumpleaños y estoy muy feliz. La muñeca rubia de ojos azules Cabbage Patch, que actualmente cuesta $49.99, es increíble y estoy segura que cuando juegue con ella voy a pensar en ti. Gracias por pensar en mi”. No suena muy bien, ¿verdad? ¡Eso es porque no está bien! Notemos aquí que tampoco suena bien pedir otro regalo en la nota, “Abuela, también necesito algunas muñecas Rainbow Brite, algo que creo que entenderás.” Pero ¿cuantas veces he recibido un recibo o nota de agradecimiento de una organización filantrópica con otro pedido? Es triste y suena desesperado, como una chica soltera en Manhattan. ¡No lo hagan!

¿Por qué insisto sobre esto? Porque nos equivocamos frecuentemente. Los donantes, ahora más que nunca, dan pequeños regalos para probar como los tratará tu organización; lo escucho cada vez más. Envíales solo un recibo y podrás dar por sentado que serás ignorado la próxima vez. CUALQUIER donación, sin importar el monto, merece una nota de agradecimiento, no importa la forma, agregada al recibo.

Esta semana tuve la suerte de asistir a un panel de donantes y les preguntamos sobre los agradecimientos y los recibos. Su respuesta fue fuerte y clara, envía un recibo porque lo necesitan para sus contadores pero ellos también esperarán un agradecimiento. En niveles más altos, lo interesante es que no les interesa que sea una carta prediseñada, ya que no esperan que el presidente de la organización escriba a mano todas las notas y son conscientes de que nosotros las escribimos por ello de cualquier forma. Lo que si notaron como significativo y deseable es que al final de la carta prediseñada, el vicepresidente o presidente escribe una pequeña nota diciendo hola o gracias. Eso es lo que ellos quieren y necesitan. Honestamente, por mucho que trabajemos sobre nuestras cartas y nos enfoquemos en las palabras y longitud, la trágica verdad permanece; las notas terminan en la basura. Todavía estoy buscando a un donante que guarde todas mis notas de agradecimiento en una caja al lado de su cama y las relea todas las noches. Esto no sucede en la vida real, pero todos se quedan con los recibos: gasta más energía y tiempo ahí para asegurarte de que transmiten información de forma significativa y responsable.

Los recibos se focalizan en una transacción o donación en particular, mientras que los agradecimientos se centran en el donante.

Así que la moraleja de la historia es que las palabras recibo y agradecimiento no son sinónimos. Si lo fueran, serían la misma palabra. Si necesitas ayuda con tus agradecimientos, echa un vistazo a estos grandes ejemplos y prepara tus plantillas para este gran cambio, programado para el próximo mes.

Como siempre, agradezco sus pensamientos y opiniones.

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