Es muy probable que en tu organización haya un enemigo escurriéndose por los corredores, un insidioso malhechor que está haciendo un trabajo interno. Este enemigo te hace perder el tiempo, limita tu potencial recaudador y hasta probablemente te hace perder posibles donantes.

¿Suena aterrador, verdad? Bueno, lo es. Este enemigo es tu planilla de cálculo.

Ya sabes, ese archivo enorme que procuras emparchar al finalizar cada mes o cada campaña. Seguramente tenga muchas pestañas, varias capas de formateo y fórmulas complejas que fueron creadas hace mucho tiempo y que ya nadie en la organización entiende o sabe cómo funcionan. En muchos casos este enemigo ha crecido y se ha multiplicado, dejando huellas de destrucción en su camino.

No me malinterpreten, no es la culpa de Excel… Excel y yo también hemos tenido una larga relación fructífera, manipulando datos, haciendo gráficos de torta, luchando contra el reloj para finalizar una tabla dinámica. Pero, al igual que tú y yo, existe con un motivo… y manejar los datos de tus donantes aparentemente no lo es.

La verdad es muy simple: no puedes usar una plantilla para hacer el trabajo de un sistema de manejo de donantes o CRM (Customer Relationship Manager). Y te explicaré por qué. Es muy difícil, hasta imposible, actuar sobre datos que no pueden ser encontrados o manejados fácilmente. Y cuando estás actuando en la base de datos que deberías haber recolectado con cada campaña, estás perdiendo dinero.

Cuando manejas la información de tus donantes en una planilla –o en cualquier otra solución que no haya sido diseñada con ese propósito- pierdes oportunidades de recaudar fondos.

Partiendo de la base de que una planilla no es una base de datos, no puede ayudarte a realizar un seguimiento de relaciones y tendencias. Esto significa que no te será posible identificar donantes pasivos, aquellos que donan seguido o grandes donantes potenciales. Estos son aspectos clave a la hora de maximizar el valor total de tus donantes, sin mencionar el potencial de retención. Un buen software para el manejo de donantes te marcará oportunidades, ilustrará patrones y facilitará el armado de reportes.

Las planillas no están pensadas para hacer un seguimiento de todos los detalles y comportamientos de tus donantes, por eso se vuelve extremadamente difícil segmentarlos y crear comunicaciones que den las razones por las cuáles donan a tu organización, y que a la vez estén a la altura de cada segmento.

Esta planilla tampoco podrá ayudarte con aquellas comunicaciones y notificaciones que son para ti, como alertarte cuándo hacer un seguimiento de tus proyectos y tareas. Un buen sistema de gestión de donantes te ayudará a hacer todo esto.

¿Quién tiene la última versión de la planilla? ¿Alguien ha cambiado accidentalmente las fórmulas o borrado el archivo completamente? Si alguna vez te has hecho estas preguntas o te has preocupado por esto, es porque estás poniendo en riesgo la actual y futura recaudación de fondos.

Tu tiempo estaría mejor invertido en tus programas, donantes y en procesos de optimización. Considera esta alerta como una oportunidad para invertir en un software para la gestión de donantes tan pronto como te sea posible.

Hazlo por tus programas, por tus donantes, por su salud mental y por tu viejo amigo Excel.

Esta nota fue adaptada por Club de Fundraising y escrita originalmente por Caryn Stein, directora editorial en The Nonprofit Marketing Blog.